一个成功的展览会策划怎么做
会议策划对于会展的成功举办来说至关重要，它16%的规则是把时间和精力花在刀刃上，因为只有16%的参观者会对展览会上的单一产品的服务感兴趣，以确定成本效率和潜在销售者的数量，取得一定数量的销售，并签订一定数量的销售合同。向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场，联络和接洽一些特定贸易的企业，或者是增加直接邮购的对象。
展台搭建空间、建造和拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员旨、广告、和酒店住宿费等。为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。
发请柬给那些真正感兴趣的潜在客户，注明你的展台和一些有关的新服务项目和新产品的消息，也可以配合使用展览会为您提供的展商**请柬。我们 建议把25%的展览资金花在发请柬上。 记住，一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。如果你的展台搭建布景使用**过4年，就要利用新的颜色和外型布置一下。
要求参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。
首先，你必须在交易会上认出你的形象，让员工参与其中。有时候，西装是个不错的选择；有时候，合身的、相配的衬衫或T恤可以吸引潜在客户的询问和帮助。向新闻媒体发送您的新闻稿，包括新产品信息和服务，并复制一些旧的产品信息以供在展览会上分发。
展台设计的灵活性原则，由于竞争日趋激烈，需求水平和结构不断更新，市场环境变化很快。在这种情况下，即便是一个适当的展览策划，也会因市场环境、约束条件和影响因素的变化而不得不调整。现代展览策划在一方面体现出其科学性的同时，还具有相当的灵活性。这主要归结于在现代展览策划流程不是一个单向的决策流程，而是一个双向的环流状的决策流程。从开始的展览调研到后的展览效果评估，针对市场和消费反应的变化，能及时调整和修正其方案，使得整个展览策划活动能保持充分的灵活性。
展台搭建注意事项
成千上万的观众涌向展览，观看各式各样风格各异的展台搭建，五彩缤纷的场面常常让人眼花缭乱。他们几乎无法想象，甚至在展览开始之前，就有一个计划和组织的混乱，运输车辆一团糟，卡车司机忙着坐下，参展商在等待他们的货物到达。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。
多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览会搬运商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。
展台搭建有两种装卸方式。种是直接装卸，即根据施工日期将卡车直接开到展厅，展馆承运商负责卸货和中间仓储。由于参展商不必担心这一部分的展览，你可以节省一些相应的费用。此外，那些容易损坏的物品，如玻璃或大理石板只需要移动一次。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如．交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则好集中运输。在开始展台搭建之前，货物应运抵展览会搬运商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品好**运人现场，一般在展馆内没有一辆汽车起重机，可以起吊这些材料，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。
柔和、静谧的灯光环境 休息区的位置一般选择相对封闭的内部，其环境氛围主要靠灯光来营造。灯光与自然光相比有着较大的自由度，可以根据照明的具体需要来进行展览搭建，通过改变光源的性质、位置、颜色、强度使之产生符合休息区需要的格调、情趣、气氛。
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